Offene Buchungen gezielt aufrufen
Über „Offene Buchungen“ erreichen Sie noch zu bearbeitende Vorgänge direkt. Zahlungsstatus, Beleg und Zuordnung lassen sich gemeinsam prüfen.
Finanzen & Kassenbuch
Digitales Kassenbuch für kleine Unternehmen
Das digitale Kassenbuch in CloudCRM hilft dabei, Einnahmen, Ausgaben, Belege, Teilzahlungen und das Mahnwesen nachvollziehbar zu organisieren – inklusive Bankimport, mobiler Beleg-Erfassung, PDF-Vorschau und Verbindung zur GuV.
Belege & QuittungenDirekt am Vorgang erfassen
BankimportZahlungen sicher verknüpfen
TeilzahlungenMahnwesen nachvollziehbar steuern
PDF-VorschauDokumente direkt kontrollieren
Digitales Kassenbuch für kleine Unternehmen
Wer Kassen- und Finanzvorgänge digital erfasst, muss Belege und Änderungen nachvollziehbar dokumentieren. Welche Anforderungen im Einzelfall gelten, hängt unter anderem von der Art der Aufzeichnungen und dem betrieblichen Ablauf ab.
Das Finanzmodul von CloudCRM unterstützt Sie im Hintergrund: Einnahmen, Ausgaben und Belege können strukturiert erfasst, Kunden oder Rechnungen zugeordnet und später leichter nachvollzogen werden. Stornos werden sauber dokumentiert. CloudCRM stellt eine PDF-Dokumentation der im System abgebildeten Kassenbuchprozesse bereit. Sie kann als technische Grundlage für die betriebliche Verfahrensdokumentation und die Abstimmung mit der Steuerkanzlei genutzt werden.
CloudCRM ersetzt keine steuerliche Beratung. Die fachliche Prüfung bleibt beim Unternehmen beziehungsweise bei der Steuerkanzlei.
- PDF-Dokumentation der abgebildeten Kassenbuchprozesse
- Fortlaufende Buchungsnummern und dokumentierte Änderungen
- GuV- und Finanzübersicht mit Steuerprognose (YTD)
- Dokumentierte Zahlungen mit Rechnung und Kundenakte verknüpfen
Zahlungen, Mahnwesen und Festschreibung nachvollziehbar steuern
Als CRM mit Kassenbuch verbindet CloudCRM Zahlungsvorgänge direkt mit Kunden und Rechnungen. So bleiben offene Beträge, Mahnläufe und festgeschriebene Geschäftsvorfälle in einem durchgängigen Ablauf sichtbar.
Teilzahlungen verbuchen
Erfassen Sie mehrere Teilzahlungen je Rechnung. Jede Zahlung bleibt mit Rechnung und Kunde verbunden, während CloudCRM den Restbetrag automatisch berechnet und den Zahlungsstatus nachvollziehbar anzeigt.
Erweitertes Mahnwesen
Organisieren Sie Mahnstufen und zeitgesteuerte Mahnläufe, setzen Sie das Mahnwesen bei Bedarf gezielt aus und behalten Sie die Mahnhistorie im Blick. Eine Teilzahlung reduziert den offenen Betrag; erst der vollständige Ausgleich erledigt die Forderung.
Prüfung & Korrekturbuchung
Führen Sie Buchungen von der Erfassung über die Prüfung zur Festschreibung. Dafür gelten getrennte Rechte. Eine spätere Korrekturbuchung dokumentiert Grund und Bezug zum Original; die festgeschriebene Ursprungsbuchung wird nicht überschrieben.
Einnahmen, Ausgaben und Belege übersichtlich verwalten
CloudCRM verbindet Buchungen mit Belegen, Kunden und Rechnungen. Erfassen Sie den tatsächlichen Zahlungsweg, kontrollieren Sie offene Vorgänge und halten Sie Änderungen im Logbuch nachvollziehbar fest.
Bankimport & Kontoauszüge
Gleichen Sie Ihre Banktransaktionen direkt im System ab. Mit dem Bankimport verknüpfen Sie Kontoauszüge nahtlos mit offenen Rechnungen und Belegen im Kassenbuch.
Mobiler Beleg-Upload
Erfassen Sie Tankquittungen oder Rechnungen bequem per Smartphone von unterwegs. Bei unterstützten PDF- und XML-Belegen schlägt die Erkennung Buchungsdaten vor. Die Erkennung von Belegfotos hängt von der eingerichteten Bildverarbeitung ab; prüfen Sie die vorgeschlagenen Werte vor dem Speichern.
PDF-Vorschau im Kassenbuch
Belege müssen nicht mehr extern geöffnet werden. Die neue PDF-Vorschau lädt Dokumente direkt im Kassenbuch-Modal, damit Sie Buchungsdaten und Beleg direkt abgleichen können.
Kassenbuch, Rechnungen und Dokumente in einem System
CloudCRM unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, Einnahmen, Ausgaben, Quittungen, wiederkehrende Buchungen und GuV-Auswertungen übersichtlich zu verwalten.
Stripe & Online-Zahlungen
Ist Stripe für Ihr Unternehmen eingerichtet, können Kunden den Zahlungslink ihrer Rechnung nutzen. Verfügbare Zahlungsarten hängen von der Stripe-Konfiguration ab; bestätigte Zahlungseingänge werden der Rechnung zugeordnet.
Dauerbuchungen
Wiederkehrende Ausgaben wie Miete, Versicherungen oder Softwarekosten müssen Sie nur einmal anlegen. Das System bereitet sie in den Folgemonaten automatisch vor.
Buchungen splitten
Ein Beleg, mehrere Kategorien? Teilen Sie den Betrag auf getrennte Buchungen mit passenden GuV-Kategorien auf. Prüfen Sie Teilbeträge, Belegbezug und Gesamtsumme.
Rechnungsdaten erkennen
Beim Anlegen einer Ausgabenbuchung und Upload einer Rechnung kann CloudCRM Zahlungsbetrag und Verwendungszweck erkennen. Das spart Tipparbeit und reduziert Übertragungsfehler.
Offene Buchungen, Belege und Verlauf
Sie sehen nicht nur einen Betrag, sondern den zugehörigen Vorgang und seinen Bearbeitungsstand.
Belege zuordnen und vergleichen
Laden Sie einen Beleg hoch oder verknüpfen Sie ein Dokument aus der Dokumentenverwaltung. In den Buchungsdetails stehen Stammdaten, Zahlungsinformationen und Dokumentvorschau nebeneinander.
Raten gehören zur Rechnung
Ratenvereinbarungen verwalten Sie an der Rechnung. Im Kassenbuch erscheinen die tatsächlich verbuchten Zahlungen. Skonto, vereinbarter Nachlass und Forderungsausfall werden separat mit Abzugsbeleg dokumentiert; sie sind kein Zahlungseingang.
Private Geldbewegungen und Bankgebühren
Ordnen Sie private Geldbewegungen und betriebliche Kontokosten passend zu und hinterlegen Sie die zugehörigen Belege.
Private Geldbewegungen unterscheiden
Für Einzelunternehmen ergänzt die ausdrücklich gekennzeichnete Privatentnahme den Weg vom Geschäftskonto aufs Privatkonto. Privateinlagen und Privatentnahmen werden in den Auswertungen getrennt und außerhalb der betrieblichen Ergebnissummen geführt.
Kontogebühren mit Beleg erfassen
Die Vorlage „Kontoführungsgebühren / Bankgebühren“ erleichtert die Zuordnung als betriebliche Ausgabe. Eine Bankrechnung oder Abrechnung kann als Beleg hinterlegt werden; Steuerangaben werden anhand des Belegs erfasst.
EÜR – Einnahmenüberschussrechnung in CloudCRM
Mit der EÜR-Auswertung im Kassenbuch behalten Sie Ihre erfassten Einnahmen und Ausgaben im Blick. Sie erhalten eine vorläufige Übersicht für Ihre eigene Prüfung und die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei.
Ihre Buchungen als Grundlage
Die EÜR-Auswertung berücksichtigt bezahlte Kassenbucheinträge nach Zahlungsdatum im gewählten Monat oder Kalenderjahr. Unbezahlte, stornierte oder verworfene Vorgänge werden nicht in die Zahlungssummen aufgenommen. Fehlende Zahlungsdaten werden zur Prüfung ausgewiesen.
Zeitraum wählen und Bericht öffnen
Öffnen Sie das Kassenbuch, wählen Sie Monat und Jahr oder „Ganzes Jahr“ und wenden Sie den Zeitraum an. Unter „EÜR-Bericht öffnen“ erhalten Sie eine PDF-Auswertung mit den Buchungen und Summen. Dafür benötigen Sie die entsprechenden Anzeige- und Exportrechte.
Mit Ihrer Steuerkanzlei abstimmen
Besprechen Sie den Bericht zusammen mit Ihren Belegen und noch offenen Buchungen. Der vorhandene DATEV-Export und der Steuerberater-Zugang unterstützen die Übergabe und Einsicht mit den jeweils vergebenen Rechten.
Finanzprozesse mit Kunden, Rechnungen und Belegen verbinden
CloudCRM verbindet Kundenverwaltung und Finanzprozesse. Dadurch entsteht ein sauberer Ablauf von der Kundenakte bis zur bezahlten Rechnung.
Kassenbuch, E-Rechnung und Steuerberater-Export verbinden
Für die EÜR-Auswertung sind die erfassten Kassenbuchbuchungen maßgeblich. Prüfen Sie dabei den Zahlungsstatus und das Buchungsdatum. CloudCRM dokumentiert Zahlungen per Barzahlung, Überweisung oder Stripe und hält die Verbindung zu Kunde, Rechnung, Beleg und Verlauf nachvollziehbar fest.
Damit eignet sich CloudCRM besonders für KMU, die ein CRM mit Kassenbuch, E-Rechnung, GuV-Auswertung und vorbereitetem DATEV-Export suchen. Bankimport und ZUGFeRD 2.5 ergänzen den durchgängigen Prozess, ohne mehrere einzelne Tools miteinander verbinden zu müssen.
Passende CloudCRM-Funktionen für Finanzen, Kunden und Aufträge
Das Kassenbuch entfaltet seinen Nutzen besonders dann, wenn es mit Kundenakte, Angeboten, Rechnungen, Warenwirtschaft, GuV und E-Rechnung zusammenspielt.
Digitale Kundenakte
Zahlungen, Rechnungen, Belege, Dokumente und Verlauf bleiben nachvollziehbar beim passenden Kunden verbunden.
GuV & Finanzübersicht
Einnahmen, Ausgaben und Buchungen fließen in übersichtliche Auswertungen für den Geschäftsalltag ein.
Angebote & Aufträge
Von der Anfrage über Angebot und Auftrag bis zur Rechnung entsteht ein durchgängiger Ablauf.
Warenwirtschaft
Produktbuchungen, Barverkäufe und Bestandsänderungen können mit Finanzvorgängen verbunden werden.
CRM mit E-Rechnung
Erstellen Sie E-Rechnungen mit ZUGFeRD und Factur-X und verarbeiten Sie eingehende XRechnungen im CloudCRM-Kontext.
DigitInvoice
Eingangsrechnungen prüfen, strukturieren und passend in die Finanz- und Dokumentenprozesse übernehmen.
CloudCRM als verbundenes System verstehen
Statt Kassenbuch, Kundenverwaltung, Angebote, Aufträge, Warenwirtschaft und E-Rechnung getrennt zu betrachten, verbindet CloudCRM die wichtigsten kaufmännischen Abläufe in einer gemeinsamen Arbeitsoberfläche.
Häufige Fragen (FAQ)
Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zum Thema.
Kann ich Belege im CloudCRM-Kassenbuch erfassen?
Ja. Belege können strukturiert abgelegt und Einnahmen oder Ausgaben zugeordnet werden, damit Vorgänge später leichter nachvollziehbar bleiben.
Ist das Kassenbuch mit Rechnungen verbunden?
CloudCRM kann Kunden, Rechnungen, Zahlungen, Dokumente und Kassenbuchvorgänge verbinden. Dokumentierte Zahlungen werden im Kassenbuch erfasst. Die GuV ist eine separate Auswertung und kann auch offene Rechnungen berücksichtigen.
Ersetzt CloudCRM meinen Steuerberater?
Nein. CloudCRM unterstützt die strukturierte Erfassung und Bereitstellung von Unterlagen. Die steuerliche Prüfung und Beratung bleiben beim Unternehmen und der Steuerkanzlei.
Für welche Unternehmen eignet sich das digitale Kassenbuch?
Das digitale Kassenbuch eignet sich für kleine Unternehmen, Selbstständige, Dienstleister und Betriebe, die Einnahmen, Ausgaben und Belege besser mit ihren CRM- und Rechnungsprozessen verbinden möchten.
Können Teilzahlungen verbucht werden?
Ja. Sie können mehrere Teilzahlungen je Rechnung verbuchen. CloudCRM ordnet jede Zahlung der Rechnung und dem Kunden zu, berechnet den verbleibenden Restbetrag und zeigt den aktuellen Zahlungsstatus nachvollziehbar an.
Kann das Mahnwesen ausgesetzt werden?
Ja. Das Mahnwesen kann für ausgewählte Vorgänge gezielt ausgesetzt werden, etwa wenn eine individuelle Zahlungsvereinbarung besteht. Der Vorgang und sein Status bleiben dabei nachvollziehbar.
Können Rechnungen festgeschrieben werden?
Ja. Berechtigte Mitarbeiter können vollständig erfasste und als bezahlt markierte Buchungen prüfen und anschließend festschreiben. Fehler an festgeschriebenen Buchungen werden über „Korrekturbuchung erstellen“ mit Grund dokumentiert. Die Ursprungsbuchung bleibt erhalten.
Wie arbeitet das Mahnwesen?
Offene Forderungen können nach Mahnstufen in zeitgesteuerte Mahnläufe aufgenommen werden. Teilzahlungen reduzieren den offenen Betrag. Erst der vollständige Ausgleich beendet die offene Forderung; ein Mahnstopp kann den regulären Mahnlauf gezielt pausieren. Versendete Mahnungen bleiben im Verlauf sichtbar.
So sieht das konkret aus
Die folgenden Praxisanleitungen zeigen typische Abläufe mit CloudCRM Schritt für Schritt.