CloudCRM erstellt strukturierte E-Rechnungen direkt aus dem kaufmännischen Ablauf. Kundendaten, Positionen, Angebote und Aufträge bilden die Grundlage für Rechnungen im aktuellen ZUGFeRD-2.5-Format, wahlweise mit Leitweg-ID für Behördenkunden. Teilzahlungen, offene Restbeträge und ein automatisches, dreistufiges Mahnwesen bleiben direkt an der Rechnung nachvollziehbar.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für elektronische Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im neuen Sinn, sondern gilt als sonstige Rechnung. Für die praktische Umstellung gibt es Übergangsregelungen, dennoch sollten Unternehmen ihre Prozesse rechtzeitig digital vorbereiten und strukturierte E-Rechnungen nutzen können.
CloudCRM erzeugt Rechnungsdaten im EN-16931-Profil für ZUGFeRD 2.5 / Factur-X 1.09 und prüft das XML vor der Einbettung in die PDF/A-3-Rechnung. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber lässt sich zusätzlich die Leitweg-ID hinterlegen. Jede Rechnung bleibt dem Kunden und dem vorausgehenden Vorgang zugeordnet.
Eine E-Rechnung ist mehr als eine sichtbare PDF-Datei. Sie enthält strukturierte Daten, die von geeigneter Buchhaltungssoftware elektronisch verarbeitet werden können. Die zwei wichtigsten Formate in Deutschland sind:
ZUGFeRD 2.5 ist ein hybrides Format. CloudCRM verbindet die lesbare PDF/A-3-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten im EN-16931-Profil für die elektronische Weiterverarbeitung.
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format. Es wird insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und Behörden eingesetzt.
CloudCRM erstellt ZUGFeRD 2.5; eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien verarbeitet das ergänzende DigitInvoice.
Die Umstellung erfolgt in Stufen. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist mehr – für den Versand läuft die Schonfrist je nach Betriebsgröße unterschiedlich lange.
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen entgegennehmen können – unabhängig von Größe, Rechtsform und Umsatz. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Aufbewahrt werden muss zumindest der strukturierte Teil acht Jahre lang unversehrt in seiner ursprünglichen Form. Ein Viewer und ein geordneter Prüfprozess sind praktisch sinnvoll; eine weitergehende elektronische Verarbeitung ist nicht allein wegen des Formats vorgeschrieben.
Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen verschickt werden. Eine PDF-Rechnung ist in diesem Zeitraum ebenfalls zulässig, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen ein Jahr länger auf Papier oder – mit Zustimmung – auf PDF ausweichen. Für viele kleine Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe ist das die maßgebliche Frist.
Ab diesem Zeitpunkt ist die E-Rechnung bei inländischen Umsätzen zwischen Unternehmen grundsätzlich verpflichtend. Die gesetzlichen Ausnahmen – etwa für Kleinbeträge, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze und Leistungen von Kleinunternehmern – bleiben bestehen.
XRechnung sowie ZUGFeRD und Factur-X in einem geeigneten EN-16931-Profil erfüllen die gesetzlichen Formatvorgaben. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob zusätzlich eine direkt lesbare PDF enthalten ist.
Kurz gesagt: Für den normalen Geschäftskunden ist ZUGFeRD meist die pragmatischere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware ansehen kann. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien liest DigitInvoice ein. CloudCRM erstellt ausgehende ZUGFeRD-Rechnungen; für Behördenkunden kann die Leitweg-ID hinterlegt werden. Verlangt ein Auftraggeber ausschließlich das reine XRechnung-XML-Format, ist dafür ein gesonderter Erstellungs- und Übermittlungsweg nötig.
Die Umstellung ist überschaubar, wenn man sie der Reihe nach angeht.
Legen Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungseingänge fest und klären Sie, wer die eingehenden XML-Daten prüft und ablegt.
Vollständige Anschrift, USt-IdNr. beziehungsweise Steuernummer und – bei öffentlichen Auftraggebern – die Leitweg-ID müssen sauber am Kunden hinterlegt sein.
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber tragen Sie die Leitweg-ID ein. CloudCRM erzeugt daraus eine ZUGFeRD-Rechnung, ohne die Positionen neu zu erfassen.
Bewahren Sie zumindest den strukturierten Originalteil acht Jahre lang unverändert auf. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie die Belege bei ihm ankommen sollen.
In CloudCRM erstellen Sie eine Rechnung über den visuellen Editor. Die passenden strukturierten Rechnungsdaten werden im Hintergrund vorbereitet und in das jeweilige E-Rechnungsformat eingebunden.
Das Ergebnis ist eine übersichtliche PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten für die elektronische Weiterverarbeitung.
Zahlungsabsprachen, tatsächliche Zahlungen und Forderungsabzüge bleiben an derselben Rechnung nachvollziehbar.
Hinterlegen Sie eine Vereinbarung mit einzelnen Raten. Die Rechnung zeigt den Ratenstatus und den Mahnstopp für den regulären Mahnlauf. Verbuchte Zahlungen reduzieren die offenen Raten; die Vereinbarung selbst erzeugt noch keinen Zahlungseingang.
Versenden Sie die Vereinbarung über die vorgesehene Aktion. Eine vorhandene, passende Gebührenrechnung lässt sich optional als PDF anhängen. Für überfällige Raten sind bei eingerichtetem Mailversand und laufendem Hintergrunddienst eine einmalige Erinnerung je Rate und eine interne Benachrichtigung vorgesehen.
Diese drei Abzugsarten haben eigene Berechtigungen. Betrag, Begründung, Nachweis und Wirksamkeitsdatum werden mit einem PDF-Abzugsbeleg dokumentiert. Der Abzug senkt die Forderung, ohne einen Geldeingang im Kassenbuch zu erzeugen.
Erfassen Sie eine Notiz direkt an der Rechnung. Sie erscheint mit Rechnungsbezug auch im zugehörigen Kunden- oder Firmendatensatz. Der Rechnungsverlauf dokumentiert unter anderem Versand, Zahlungen, Ratenvereinbarungen und Abzugsbelege.
Erstellen Sie strukturierte Rechnungen im ZUGFeRD-2.5-Format, inklusive Leitweg-ID für Behördenkunden. Der integrierte EPC-QR-Code (GiroCode) hilft Ihren Kunden, die Zahlungsdaten schneller in ihre Banking-App zu übernehmen.
Erfassen Sie Zahlungen mit Zahldatum und Zahlungsart. Bei einer Teilzahlung wird der eingegangene Betrag im Kassenbuch verbucht und der noch offene Restbetrag bleibt an der Rechnung sichtbar.
Ein Rechnungsentwurf bleibt bearbeitbar. Erst die Finalisierung erzeugt die verbindliche Rechnung; anschließend stehen Zahlung, Mahnung und Storno im geregelten Ablauf zur Verfügung.
Positionsrabatte und ein freigegebenes Kundenguthaben fließen nachvollziehbar in die Rechnung ein. Sichtbare Summen und eingebettete XML-Daten basieren auf derselben Berechnung.
Behalten Sie offene Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnstufen im Blick. Bei einer individuellen Vereinbarung können Sie den Mahnlauf für die Rechnung pausieren, damit sie nicht automatisch in die nächste Mahnstufe rutscht.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können Sie die benötigte Leitweg-ID direkt im Kundenstamm hinterlegen.
Das Rechnungsdesign folgt einem einheitlichen Standard. Firmenlogo, Kundendaten und Rechnungspositionen werden sauber eingefügt.
Ideal für Abos, Wartungsverträge oder Lizenzen. Definieren Sie Zyklen und lassen Sie wiederkehrende Rechnungen vorbereitet erstellen.
Neben der regulären Besteuerung stehen die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, Reverse Charge, die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung und der steuerfreie Export ins Drittland zur Verfügung – jeweils mit passendem Hinweis auf der Rechnung.
Stornieren Sie eine finalisierte Rechnung mit Begründung oder berücksichtigen Sie freigegebenes Kundenguthaben als Abzug. Eine eigenständige klassische Gutschrift im Rechnungsformat ist damit nicht gleichzusetzen.
Bei eingerichteter Stripe-Anbindung können Ihre Kunden den Zahlungslink der Rechnung nutzen. Die angebotenen Zahlungsarten hängen von Ihrer Konfiguration ab. Manuell erfassen Sie tatsächlich eingegangene Zahlungen mit Datum und Zahlungsart; Skonto und andere Forderungsabzüge werden separat dokumentiert.
Zu jeder Rechnung wird protokolliert, wann sich Status, Zahlungen oder Beträge geändert haben. Das schafft eine saubere Grundlage für Rückfragen und für die Prüfung durch den Steuerberater.
CloudCRM ist mehr als ein reines Rechnungsprogramm. Als CRM mit E-Rechnung verbindet es Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen, Zahlungserfassung und Finanzübersicht in einem System. So behalten kleine und mittlere Unternehmen nicht nur ihre E-Rechnungen, sondern auch offene Zahlungen, Einnahmen und Ausgaben besser im Blick.
Besonders praktisch wird der Ablauf, wenn Rechnungen, Zahlungsarten, Kassenbuch und Steuerberater-Export zusammenarbeiten: Rechnung erstellen, Zahlung dokumentieren, Finanzdaten nachvollziehbar auswerten und Unterlagen geordnet weitergeben. Für den getrennt erklärten Ein- und Ausgang elektronischer Rechnungen gibt es außerdem die Seite CRM und E-Rechnung im Landkreis Bad Tölz-Wolfratshausen.
CloudCRM unterstützt die technische Erstellung ausgehender strukturierter Rechnungen; DigitInvoice übernimmt den Eingang. Ob und wie die E-Rechnungspflicht in Ihrem konkreten Fall zur Anwendung kommt, hängt von der Umsatzart, dem Rechnungsempfänger und steuerlichen Übergangsregelungen ab. Prüfen Sie den aktuellen Stand in den FAQ des Bundesfinanzministeriums und stimmen Sie Einzelfragen mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
Hier finden Sie Antworten auf wichtige Fragen zum Thema.
Die folgenden Praxisanleitungen zeigen typische Abläufe mit CloudCRM Schritt für Schritt.
Lernen Sie kennen, wie CloudCRM Sie bei Angeboten, Rechnungen, E-Rechnungen und digitalen Belegen unterstützt.